公司会议管理制度

时间：2021-02-24 10:09:04 规章制度我要投稿

公司会议管理制度范文

公司会议管理制度(一)

　　1、目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
　　2、适用范围：本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州总部会议管理。
　　3、管理权责：
　　3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
　　3.2 会议提拟人或主办部门(含各中心/部门)负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
　　3.3 会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。
　　4、会议分类：

序号	会议名称	主题/特点	类别	主持人	参加人
1	例会（含早会）	固定时间、固定汇报程序，尽量解决即席提出的问题。	公司例会	主办中心/部门负责人	部门/中心或公司全体人员
2	动员会	发言固定、没有讨论程序	公司临时行政会议	主办中心/部门负责人	会议提拟人提拟
3	研讨会	对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果	公司临时行政会议	中心/部门负责人	会议提拟人提拟
4	鉴定/评审会	对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论	公司临时行政会议	集团总经理或其指定	会议提拟人提拟
5	专题会	为某一专题而开，必须有结论	公司临时行政会议	提拟人指定	会议提拟人提拟
6	评比会	一般在年底或某一重大活动结束后召开	公司例会	人力资源中心总监	会议提拟人提拟
7	总结会	总结前一段工作，研究、部署下阶段工作	公司例会	中心/部门负责人	会议提拟人提拟
8	汇报会	下级向上级或有关人员汇报工作情况	公司临时行政会议	会议提拟人指定	会议提拟人提拟
9	调度会	任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动	公司临时行政会议	会议提拟人提拟	会议提拟人提拟
10	部门例会	各中心/部门固定汇报程序	部门会议	中心/部门负责人	自定

　

　　5、管理内容：
　　5.1 会议提拟与审批。
　　5.1.1 公司月度例会无须提拟和审批。
　　5.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。
　　5.1.3 部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。其中，中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的，由本中心另行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。
　　5.2 会议计划与统筹。
　　5.2.1 每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报集团总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。
　　5.2.2 凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
　　5.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
　　5. 3 会议准备。
　　5.3.1 会议通知遵照以下规定：
　　1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由中心/部门按计划表直接通知与会人;
　　2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：
　　(1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;
　　(2)虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;
　　(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。
　　3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门;
　　4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
　　5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定：
　　1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;
　　2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
　　3、公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。
　　4、部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门(人力资源部)书面提出，由会议室管理部门(人力资源部)统筹安排。
　　5.4 会议组织。
　　5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。
　　5.4.2 会议主持人须遵守以下规定：
　　1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
　　2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
　　3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
　　4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
　　5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
　　5.4.3 与会人须遵守以下规定：
　　1、应准时到会，并在《会议签到表》(详见附件3)上签到。
　　2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。
　　3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
　　4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
　　5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。
　　6、做好本人的会议纪录。
　　5.4.4 多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持，集团总经理另有授权的，从集团总经理授权。
　　5.4.5 公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。
　　5.4.6 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
　　5.5 会议记录。
　　5.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
　　5.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：
　　1、各部门应常设一名会议记录员(一般为本部门的内务文员，名单报总经办备案)，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
　　2、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
　　3、集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议记录工作，集团总经理另有指定的，从集团总经理指定。
　　5.5.3 会议记录员应遵守以下规定：
　　1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。
　　2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
　　3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
　　4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
　　5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
　　5.5.4 下列情况下，应整理会议纪要：
　　1、公司各类临时行政会议;
　　2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;
　　3、其它主持人要求整理会议纪要的会议。
　　5.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。

（紧接下一页）

　　5.5.6 会议原始记录的备档按以下规定：
　　1、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经办统一归档备查。
　　2、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
　　5.5.7 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
　　5.6 会议跟进。
　　5.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的，从主持人指定。
　　5.6.2 集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实，集团总经理另有指定的，从集团总经理指定。
　　5.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
　　5.7 奖惩。
　　5.7.1 奖励。按《奖惩管理制度》执行。
　　5.7.2 迟到、早退、缺席。
　　1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
　　2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
　　3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
　　5.7.3 处罚。
　　1、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
　　2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款。
　　3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
　　6、附则。
　　6.1 本制度由集团总经办负责解释。
　　6.2 凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行。
　　6.3 本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

公司会议管理制度(二)

　　一、目的'
　　为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
　　二、职责
　　(一)行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。
　　(二)会务工作主要由行政管理部承办;其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。
　　(三)除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。
　　三、会议分类
　　(一)、公司部门周会制度
　　1、主持与记录：各部门助理记录，由部门主管主持
　　2、召开时间：每周一上午10:00。特殊原因需要延期召开的由部门主管提前通知。
　　3、参加人员：部门主管、部门员工
　　由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。
　　4、会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划。
　　(二)、公司员工周会制度
　　1、主持与记录：由人力资源部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
　　2、召开时间：每周五下午4点。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。
　　3、参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。
　　4、会议内容：
　　(1)公司日常运作情况的总结。
　　(2)各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
　　(3)全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
　　(三)、公司工作述职会议制度
　　1、主持与记录：工作述职会议由人力资源部负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。
　　2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由人力资源部安排。
　　3、参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。
　　4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。
　　(四)、其他会议
　　1、公司年终总结表彰大会
　　总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。
　　2、各专题会议
　　相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招商工作、企划工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。
　　3、员工发起的会议
　　公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由主经理批准。
　　四、会议召开
　　(一)会议安排：
　　1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政管理部，由行政管理部进行统一安排，方可召开。
　　2、行政管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。
　　3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政管理部调整会议计划，未经行政管理部调整的，任何人(部门)不得随意调整正常会议计划。
　　4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
　　5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
　　(二)、会议的准备：
　　1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作;
　　2、会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品;
　　3、特别重大会议，应由行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
　　3.1会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者);
　　3.2会议资料准备(如需分发应在入场前登记分发);
　　3.3会议场所布置;
　　3.4会议服务人员的安排;
　　3.5会议签到;
　　3.6会后事项安排。
　　3.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
　　(三)、会议召开及传达：
　　1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
　　2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
　　3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。
　　4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
　　5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。
　　6、公司会议的会议纪要由行政管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
　　7、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。
　　(四)、会议纪律
　　1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助10元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助50元。
　　2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则缴纳100元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。
　　3、决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人必须到场，迟到的则缴纳500元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。
　　4、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次赞助10元，成长10次。
　　5、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次赞助100元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。
　　五、附则
　　本制度由行政管理部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行

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