办公用品管理制度
办公用品管理制度一
第一章 总则
为使办公用品管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，降低办公用品消耗，减少损失和浪费，结合我中心工作特点，在管理上贯彻“管用结合，合理调配，物尽其用”的原则，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。
第二章 办公用品范围
1、公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
2、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
3、实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机等
电脑、打印机的耗材
4、其他办公用品、设备
第三章 办公用品申请
1、各部门如需办公用品，于每月25日前经部门主管确认，上报办公室，经中心主任审批后，办公室统一安排购置。
2、因工作需要，急需的办公用品，各部门可直接向中心主任报告后购买，事后再补办有关手续。
第四章 办公用品采购
1.、公司办公用品的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经中心同意，可由申请部门自行购买。
2、申购物品应填写物品申购单。
3、物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：
1) 定点：公司定大型超市进行物品采购。
2) 定时：每月月初进行物品采购。
3) 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。
4) 选择多方厂家的产品进行比较，择优选用
第五章 办公用品入库
1、购入的办公用品由财务负责按类别、品种清点、验收，及时登记入册，统一入库管理。
2、对于存在质量问题的产品，财务有权拒收，有采购人员负责退换。
3、对购入、发出和库存的数量，并建立一套领用登记台账
第六章 领(借)用制度
办公用品使用要坚持“厉行节约、反对浪费”的原则，必须通过财务办理一定登记手续后方可领取或借用，一般不得私自任意拿用。具体办法：
1、领用电脑、打印机的各类耗材必须以旧换新。
2、领用其它办公用品由领用人在办公用品台账上登记。
3、凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可
4.、借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
5.、借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
第七章 附则
1、新进人员到职时向财务部领用办公物品;人员离职时，必须向财务办理办公物品归还手续，未经财务认可的，其他部门不得为其办理离职手续。
2、办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
3、定期开展办公用品核查工作，盘点、核对，做到帐实相符。
4、全体工作人员要加强对公用物资、办公用品的使用和保管。严格控制不必要的消耗和损坏，对不负责任而造成损失者要追究其责任或经济赔偿。
该制度自发布之日起实行。
办公用品管理制度二
为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。
一、办公用品分类：
1、常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。
2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。
3、特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘等。
二、办公用品使用对象：各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工，具体由各公司核定。
三、申购和采购：办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各公司总经理批准，特批品经董事长批准;批准后的《申购单》交采购中心执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。
四、管理和发放：
1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门应指定专人领取办公用品。
五、各部门费用核定及有关规定：
1、各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意。
2、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。
3、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批，并报请总部增加该项费用。
4、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
5、各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。
六、其它规定：
1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
3、办公设备的耗材及维修费用。
(1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，总部另定定额标准。属多个公司共用的，按集团总部规定的标准进行分摊;属各部门或个人保管使用的，计入所在公司定额费用。
(2)耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等;其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，属多个公司共用的，由指定管理公司的人事行政部门负责申购。
(3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。
七、本规定自下发之日起执行。
办公用品管理制度三
为了规范项目部办公用品的管理工作，合理控制费用支出，厉行节约，避免浪费，特制定本办法。
第一条 适用范围
本办法适用于项目部及各架子队、预制厂。
第二条 职责
1、项目经理部综合管理部是办公用品的归口管理部门，负责办公用品的采购计划报批、采购、验收、发放以及实物台帐登记等日常管理工作。
2、项目经理部(架子队、预制厂)财务部门负责办公用品的费用预算报批、审核报销、组资及提取折旧等工作。
3、项目经理部(架子队、预制厂)具体使用部门和个人负责办公用品的日常使用、保养、维护及保管工作。
第三条 本办法所指办公用品
1、耐用品
第一类：办公家具类，如各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大开型的'办公陈设等。
第二类：办公设备类，如电脑、打印机、扫描仪、传真(电话)机、复印机、投影仪、保险柜、电视机、摄像机、照相机、空调、电风扇、饮水机、路由器、交换机、视频会议设备、音响器材等。
第三类：厨具餐具类，如电冰柜、消毒柜、炊事器具等。
2、代值易耗品
第四类：办公文具类，复印纸、耗材、铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、圆形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书机、复写纸、大头针、纸类印刷品等。
第五类：生活用品类，如面巾纸、纸篓、拖把、茶具等。
第四条 办公机具配置标准
1、项目经理部
序号 费用名称 单价 费用标准 备注
1 项目经理、书记、总工 元/人 2000 配备：办公桌椅、沙发各一套
2 项目副职 元/定编人数 1500 配备：办公桌椅、沙发各一套
3 项目业务部室 元/人套 400 配备：办公桌椅
4 文件资料柜 元/套 400
5 台式电脑 元/台 4000 计划部、财务部、试验室、物资设备部、安质部、综合部、调度室、工程部、征拆办各1台
6 笔记本电脑 元/台 5000 按照实际需要确定
7 打印机 元/台 1400 财务部、物资设备部(打票)、计划部、综合部(共用)
可利用网络复印机打印
8 复印机 元/台 20000内 配备1台
9 摄像机 元/台 5000 配备1台
10 投影仪 元/台 6000内 配备1台
11 照相机 元/台 2000 综合部、调度室、安质部、工程部
12 扫描仪 元/台 400 配备1台
13 传真机 元/台 1000 配备1台
14 饮水机 元/台 150 项目领导各办公室各1台
15 空调机 元/台 2000 按照实际需要确定
…
食堂厨餐具补助费 在福利费用总额内控制列销
1 电冰柜 2000 配备1台
2 消毒柜 1400 配备1台
3 餐具柜 180 配备1台
4 餐桌凳子 按照实际需要配置
注:表中未列办公用品按实际情况配置,需履行报批手续的按程序办理。
2、各架子队、预制厂
序号 费用名称 单价 费用标准 备注
1 队长、书记、总工 元/人 1500 配备：办公桌椅、沙发各一套
2 队副职 元/定编人数 1000 配备：办公桌椅、沙发各一套
3 项目业务部室 元/人套 350 配备：办公桌椅
4 文件资料柜 元/套 400
5 台式电脑 元/台 4000 计划部、财务部、试验室、物资设备部、安质部、综合部、调度室、工程部各1台
6 笔记本电脑 元/台 5000 按照实际需要确定
7 打印机 元/台 1400 财务部、计划部、综合部(共用)可利用网络复印机打印
8 复印机 元/台 20000内 配备1台
9 照相机 元/台 2000 配备2台
10 扫描仪 元/台 400 配备1台
11 传真机 元/台 1000 配备1台
12 饮水机 元/台 150 配备5台
13 空调机 元/台 2000 按照实际需要确定
…
食堂厨餐具补助费 在福利费用总额内控制列销
1 电冰柜 2000 配备1台
2 消毒柜 1400 配备1台
3 餐具柜 180 配备1台
4 餐桌凳子 按照实际需要配置
注:表中未列办公用品按实际情况配置,需履行报批手续的按程序办理。
第五条 办公用品的预算、采购、发放领用、使用保管、移交、处置、报废。
1、预算。项目经理部财务部门根据项目需要，编制项目办公用品总预算、年度预算(分部门)，并报公司审批。
2、采购。项目经理部(架子队、预制厂)各部门(人)填写《办公用品采购计划表》(附件1，一式二份，一份自存，一份提交综合管理部)，提出办公机具具体采购计划，再由综合管理部进行汇总，经项目经理办公会议审议通过后进行集中采购。其中耐用品的采购至少提供3家以上数量的供贷商以供选择。
3、发放领用。办公用品采购到位后，项目经理部(架子队、预制厂)领用部门(人)填写《办公用品领用(登记)表》(附件2，一式三份)，到综合管理部完善领用手续(笔记本电脑等耐用品必须登记在具体使用人名下)后，领取本部门(人)的所有办公用品。《办公用品领用(登记)表》分别存领用部门(人)、综合管理部、财务部门备查。
4、使用保管。领用部门(人)应节约使用办公用品。属于耐用品的办公用品，必须正确和安全使用，并注意保养和维修，如人为故障、损坏或遗失的，由领用部门承担责任，领用人负责赔偿。
5、移交。因工作调动离开项目经理部(架子队、预制厂)的人员，必须填写《办公用品移交清单》(附件3，一式三份)，综合管理部负责接交，财务部门负责监交，及时完善相关移交手续。如人为故障或损坏，由领用人折价赔偿。对未办完办公用品移交手续的调出人员，项目经理部(架子队、预制厂)不办理其工资关系等转出手续。《办公用品移交清单》分别存移交人、综合管理部、财务部门备查。
6、处置。工程项目结束后，综合管理部要对办公用品进行回收、盘点、统计。届时，项目经理部成立处置办公用品工作小组，会同综合管理部、财务部门对办公用品进行分析评估，区别不同情况，提出转场、作价处理、报废等处置意见，形成《办公用品处置意见表》(附件4，一式三份)和《转场办公用品清单》(附件5，一式三份)。对能够转场使用的办公用品，必须转入下一项目继续使用，项目经理部必须确保转场办公用品处于正常状态。《办公用品处置意见表》和《转场办公用品清单》分别存综合部、财务部门备查。
7、报废。办公用品因使用年限过长或破损等原因确实无法使用或影响办公的，领用部门(人)须填写《办公用品报废申请表》(附件6，一式四份)，经项目经理审签，并报经公司(仅指固定资产的报废审批)批准后，按照固定资产报废管理规定和财务管理制度，综合部负责回收处理，财务部门负责帐务处理。《办公用品报废申请表》分别存申请部门(人)、综合管理部、财务部门。
第六条 管理要求
1、使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中要精打细算，努力降低办公成本。
2、精心使用办公用品，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品的使用寿命。
3、加强防范意识，做好办公用品的防火、防盗、防爆、防潮、防霉等工作。
4、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用;不得用办公设备干私活、谋私利。
5、严禁将办公用品借给外单位(个人)使用。
6、对于高档耐用办公用品，各部门之间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公用品出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保养、维修、配件事宜。因使用不当，人为造成办公用品损坏的，直接责任人应负赔偿责任。
7、对第一类办公用品，可根据现场实际情况，尽量采取租赁方式。
8、从其他单位或项目无偿或有偿调入的办公用品，也须办理验收、分配使用、登记、记帐等手续。
9、属于固定资产的办公用品，按照集团公司有关财务规定管理，并按时计提固定资产折旧。
10、综合管理部应分部门整理、核对发放清单，及时与财务部门沟通，核对办公用品的分布与使用情况。对于耐用品，综合管理部建立实物台帐，财务部门建立资产台帐，每年进行一次资产清查，确保帐物相符。
第七条 奖惩
项目经理部根据各部门(人)的办公用品年度预算，在年终对各部门(人)办公费用的节超情况进行考核，对节约的部门(人)进行奖励，对超支的部门(人)进行处罚。奖罚标准执行集团公司完全责任成本管理的相关规定，即按预算节超额的50%兑现奖罚。
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