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  浅谈对报关行外勤工作的认识

  摘要:报关行的岗位分的很具体,其中之一就是外勤部门,具体分析外勤工作这一块的重要性,在很多人看来,以为是很简单、平凡的体力劳动,但它又关系到每票货的通关速度和企业的服务、工作业绩等,因此,有必要对外勤工作进行分析。本文着重分析了外勤工作人员的工作内容、注意事项及展前景,使人们对报关行外勤工作有个较全面的认识,要如何做好外勤工作,这些都是值得的关注的问题。

  关键词:工作内容 作用 方法

  引言

  随着国际贸易的发展,报关行如雨后春笋般地成立了。报关行的出现,提高和通关的效率,为进出口货物顺利潼关提供了极大的便捷。提高工作效力,加大贸易量,了解整个报关程序。报关的岗位职能很多,其中有一项工作就是外勤。外勤在报关行的所有工种中,可能是最不起眼的,它不但劳力,而且劳心,表面上它就是一项体力活,跟其他体力劳动没太大区别,但是,实际上它也存在很大技巧性的作业方式,外勤工作干得好与坏,会直接影响到报关行的后续工作和通关的效率,在工作中也有着许多靠自己去发现,总结,处理的问题。因此,它也是一项很重要的工作。本文通过报关程序的阐述着重谈一谈对外勤工作的认识,主要讲述外勤工作的具体内容,从而表明外勤工作的重要性,还有要提高外勤工作应该注意的几点问题。

  1、外勤工作的内容

  报关行(英文:customs broker),是指经海关准予注册登记,接受进出口货物收发货人的委托,以进出口货物收发货人名义或者以自己的名义,向海关办理代理报关业务,从事报关服务的境内企业法人。

  报关行的职能部门很多,有接单部、打单部、审单部、外勤部。接单部主要负责联系货主、货代、船代,安排其他部门的工作,处理一些问题,看资料齐全了没,有是要帮忙货代刷排载(六,七,八联)或者是补柜号之类的,很多单子有问题也要和货代那边联系,比如说出口以CIF CFR计价的还要问运费问题,打单部,在厦门打单是给金关打的,我们只要把资料都给她们就好了。审单部主要负责对打好的报关单审查,看看有没填错,有出错的要拿回金关出修改,审单环节有很大的责任性,需要你的认真和细心,确保审好的单子没有任何不必要的错误,修改无误后的报关单,就可以申报了,传送数据到海关处。外勤部负责的事情是很多的,要去申报发送,还要关心是不是所有的排载都盖好申报进场了,要主意在海关截投单时间之前是不是该投的单子都投了,在码头截配载之前是不是所有的都放行送上配载了,其中,外勤部的工作是公司里最辛苦的,外勤所要做的具体工作如下:

  1.1盖进场

  要等到货物进堆场以后码头才会给你盖的,可以 六七.八联过去盖,如果有改变到货港的还要带确认过去,有换载的要带旧单,看起来好像很简单,可是也是报关工作中必不可少的一个环节,没有进场,没有盖进场是不能投单的,盖进场的同时码头那边会发送运底报告到海关处

  1.2盖申报

  盖申报是要到个船公司盖,需要的资料有 六 七 八 联还要带二 九 联,预申报单和 船东确认到个船 公司盖,在六联上盖申报专用章,七八联盖单证专用章,盖的时候就要看船名,航次,提单号等有没有错,多票报关的还要记注做多票说明,舱单上提单号才会和报关单一致家*号,要不到时候要改舱单很麻烦的,还要交钱,每个船公司都有自己的截申报时间,像外代那边比较远,而且他有专门的人负责不同的船,刚到什么都不懂就只好问,这样一来会浪费很多时间的,而且过了截单时间是没有人会同情你的,盖完申报就可以拿回来打单,他们会把舱单信息发送到海关处

  1.3 申报

  只有盖好申报和进场的货物才可以向海关申报,要不会出现电子退单,没有相应的运底回或舱单.也是无法审结的,刷不出报关单,有时会出现核销单无数据等情况无法审结,这种情况要及时与货代联系。如果出现核销单数据被核注的情况就要到删改单处走特殊通道。这些都是申报时可以注意到的问题。

  1.4投单

  投单是要看资料全不全,盖有申报,进场的六七八联,委托书,发票.清单,合同,加上审结出来的报关单,在厦门海关的截投单时间是很严的,必须在海关截单之前投进去,要不就没有办法投单,那接下来的查验,放行也就没有什么可能了,报关工作也无法进行,所以做报关就每天都在、赶时间,码头船期截下午的海关截单时间为当天上午的11.30,码头截单时间是上午的话海关截单时间一般就是前一天下午的3.30.所以时间很赶的 ,而且有一些是A类企业的要走绿色通道,也就是不要经过人工审单直接做放行的,那就要投到F通道穿口,一定不可以投错的,要不会被丢出来就投不进去了,要投进去也要写检讨,也会影响通关速度。

  1.5领单

  货物放后要到海关出单处领回单子,领单的的时候也有很多要注意的 事情,要在海关信息查询处查是否有做放行,输入报关单海关编号18位数字(4位海关代码,4位年份,1位进出口标记,9位报关单顺序编号)还要看是否在六联上有海关关员的签名以及放行章是否有盖,核销单上要盖审单章,这些都是很重要的 ,走普通通道的还要在六联 盖海关的以审单章.有附纸制手册的还有在手册和核销联上都盖审单章,所有的单都要认真检查,少了任何一个码头都不会给你收配载的。记得有一次单子太多,又很急,领到单后就给他们去送了,很巧的是由于码头工作人员的一时疏忽也接了,可是到八点多码头才挂电话说有一单没有海关的签名,那时通关科的早就下班了,经理只好拿回来到码头找查验科科长签,好不容易才赶上,要不就要退载了。所以说任何一个细节都是很重要的。

  1.6送配载

  要在码头截单时间以前送上配载,要不之前一切的工作都白费了,如果配载没有送上货物还是没有办法装船走的,所以说这个环节也是非常重要的.由于厦门不仅仅一个码头所以送配载之前要把不同码头的船分开,还要注意一下是否每个该盖的章都有盖,每个该有的签名都有,要不把配载送到码头,码头的工作人员也是不会收的。这个环节也是很有技巧的,你至少袄知道哪个码头截配载的时间比较早,要先送,怎样合理安排时间规划路线。

  2、外勤工作的作用

  外勤工作的好坏对一个公司的影响是非常重要的,对个人来说也有很重要的意义,可以影响到很多方面的。具体可以头以下几点:

  2.1对公司的影响

  2.1.1提高公司的竞争力

  报关行业做为一个新兴热门的服务行业,竞争是非常激烈的。特别是报关政策放宽之后,报关行真的是泛滥。做为一个报关公司要在这个社会上立足,只靠业务量的增加是不行的,这样留不住货主。虽然我国进出口的业务不断增加,但业务量还是有限的。在厉害的业务员也不可能揽到很多新的货了,一个公司的生存还是要留住旧的客户。而要留住那些客户,外勤的工作是很重要的。

  一个外勤服务的好差是直接影响到货主对你公司的满意程度的。特别是看你的沟通能力,就如说你去查放行的时候有发现海关退单的,一般海关都会问你一些关于货物的问题,比如说为什么要归到这个商编来而不是另外一个呢,有时候你对货物并不是那么的了解,所以就要挂电话到货主那边去问,这些都是人与人之间的交流,如果你可以把货主的意思很完整很好的表达到海关那边,自然客人会对你很满意,也就从另一方面很好的提高了公司的竞争力,别人都喜欢把单给你们公司做,在这个竞争激烈的时代处于优势地位,提高公司的业务量,提高公司的竞争力。

  2.1.2提高公司的整体工作效率

  报关有很多的工作环节,每个工作环节是紧密联系的,不管那个环节没做好,都会影响到工作效率的,影响到通关速度的。而外勤的工作更显的重要。如果外勤的单证没有拿到,那么整个公司的人都无法操作。因为没有拿到资料,没有及时向船公司申报,那就没有办法打单,那审单也无法进行了,就没得申报了,就更别提到货物放行,现场验货了。总之,报关业务一切的环节都无法进行.。

  外勤把自身的工作及时做好,其他人就可以正常工作了。就不会造成一闲,整个公司的人都没事做。大家也可以比较好的配合,完成工作任务。这样工作效率不就提高了,还可以不用加班,大家也就一起轻松了。可见,外勤在提高公司整体的工作效率是多么的重要的。一个外勤的工作没做好,就会造成整个公司的瘫痪。任何一个环节都是那么紧密地联合在一起,外勤做好可以很好地提高公司的整体工作效率。

  2.1.3节约公司的成本,提高利润

  一个公司的成本是由很多的开支费用组成的,一些固定的开支费用有打单费用的开支,但最重要的是员工的工资开支费用。工资包括基本工资、奖金、福利、加班费等一些费用构成的。外勤的能够及时拿到单,其他的人员就可以操作了,及时完成工作任务,就可以减少员工的加班时间。使货主的单能够及时申报。现在很多公司都是主要做出口业务,而出口报关时间性要求很高。中午超过一定时间就不能挂号申报了,这时就会使货主的单无法申报,急时就会造成甩柜,使公司的信誉扫地。为了留住货主,老板就只好偷偷地给海关塞点钱,请求海关给于申报,不用挂号。有时由于外勤的单没有及时送达,造成很迟投单,或者是根本就投不进去,很迟放行,也很容易使海关步控,那也就是要验货,但海关又下班了,那就只好预约加班了,这也要加班费。验货还要多加铅封,成本也提高了。虽然有些费用是可以从货主那报销的,那时交通也不方便,还有一些其他的不便之处,还要给海关关员造成的不便,给一些方便。这些费用是无法报销的,总之无形当中会增加很多成本费用。

  有一些单来不及时结关,就要对此单进行删单。不是由于货主原因删单,所发生的一些费用,货主是不会付给你的。这个损失是要自己公司承担的。有一些是公司原因而造成的甩柜,货主还会叫公司承担损失赔偿责任的。如果出现这种情况,公司是没有利润可言的。

  2.2对个人的意义

  2.2.1培养独立自主的能力

  作为一个外勤的人员,要做的事情很多,每天都要注意是不是还有赶船的单子没投进去,投完以后别人可以休息的时候又要去查放行,准备领单,要确定在码头截单之前把所有赶船的单子都领下去,及时送上配载,这样一天的工作才没有白做,还要注意查放行,没做放行货物是没办法结关的,一整天是没有什么多余的时间,所以说外勤是一份非常辛苦的差事,如果没有吃苦耐劳的精神是无法完成工作任务的。但单单只有吃苦耐劳的精神是不够的,还要有独立自主的能力。

  做外勤,事情非常多的,都是叫你去什么地方,做什么事情。这时你要独立,不能自己不知道,如何安排自己的工作。其实外勤几乎都不待办公室的,都是在外面跑的。在外面的时间是很自由的,别人是无法控制你的时间安排的。你要自主地安排时间,安排路线。事情要分轻重缓急,再来一件一件的做完。这要求要有很强的独立性,才能又快又好的完成任务。如果过分的依赖别人,就无法安排自己的时间、路线。特别是事情一多的时候就会象一只无头苍蝇一样乱撞,很容易把事情给忘了。

  独立自主的能力是可以慢慢培养的,这要求对路线的熟悉。对每天要做的事情清楚,认真的规划自己的工作,再加上吃苦耐劳的精神。这样才能在这个岗位上立足。做好自己的工作。

  2.2.2提高人际关系

  公司与公司之间的业务往来,实际上是人与人之间沟通的结果,人与人之间的沟通就形成了人际关系。而外勤就是负责这一块内容的,每天都要和不同行业或同行业的人打交道。如果没有一定的交际能力是不行的。每天面对不同的人,说不同的话。要处理好与别人之间的关系。特别是与货主的关系是不容易的。顾客是上帝,是不能得罪的。货主叫你做的事情是不能推辞的,但你又有其他更重要的事情要做。这时你就要处理好之间的关系。和货主建立一种朋友的关系,这可是要很有说话技巧的。可能刚开始的时候你无法这么做,因为你还对他们不认识,还对他们充满厌恶感,毕竟是服务他们,会受很多的委屈的。但久了之后,你就要改变自己的看法了和他们建立友好的关系。这就是人际关系的提高。

  与同行的关系也要处理好,不要把他们看成是竞争者。其实他们是和我们一样的。处理好和他们的关系,我们做事就容易多了,同行之间相互帮助。比如你今天的单子比较多,领单时又要查放行,我如果方便的话,可以叫别人帮忙拿一下。如果我们忙不过来,他们也会帮我们。这样大家一起工作就会轻松了很多,没事的时候,大家一起聊聊天,这是多好的一个环境,每天也可以开心的工作。轻松处理大家之间的人际关系。

  2.2.3提高灵活性

  人家说“久病成医”,我们做这一行的也是一样的。每天都是在盖申报,进场,投单,领单等工作。做久了,就会慢慢的上手了,对货物的流程也就了解了。就可以知道每天有那一些事情要做。也就熟悉了自己公司的业务,这样就可以灵活地安排时间。对有很多事情的时候,特别是时间有限的情况下。把一些重要的急的事先做完,来不急的事可以先留着有时间时再做。加快反应速度。做这一行时间观念是很强的,如果你不知道今天哪些东西是赶的哪些是不赶的话你就会耽误很多时间,一定要记住赶的先做,人是灵活的。记得有一次,很多单共用手册,已经是十一点二十几了,就要到海关截投单时间了,可是有一些连单都还没打出来,我觉得你完全可以把审结出来的先投,然后下午可能就可以放行了啊,也不会耽误什么时间,就算还没个、放行也可以和海关反映一下情况,比如说手册放行后在补盖章。

  2.3对海关工作的影响

  外勤工作及时做好,就可以提高报关的速度,加快货物的通关。这样就可以规范海关的操作,严格按照海关法的规定,放行货物。大家的单可以正常申报,不用怕会被甩柜,可以减少向海关非法贿赂。有利于各个报关行规范报关。有利于海关法的实行,减少偷漏税,减少走私活动,有利于各项工作的开展。开展防腐工作

  外勤工作做好的话海关的通关速度也会相应加快的,比如说你不要头错通道,海关就可以根据很正常的程序接单放行,不会有一些不必要的事情发生。

  3、如何提高工作效力

  工作就是那么多,为什么有的人可以很快完成,而且做得很好,我觉得很多东西是要去用心体会,去学习的,人是活的,你可以用你的方法让事情变得简单,在提高工作效率的基础是很好的人际关系,就如公司的互相协调,同事间互相帮忙,同行见朋友的互相合作都是很重要的.要提高工作效率可以从自身和企业两个方面分析。

  3.1自身方面

  要做好一个外勤不是一件很容易的,外勤工作人员必须通过自身的不断努力,才能提高工作效率。外勤工作人员着重应在以下五个方面下功夫。

  3.1.1人迹关系方面

  我觉得做外面的最重要的就是人际关系,刚毕业出来,学东西固然重要,但我觉得学会知识,学到经验之前要先学会做人,做外勤这一块正好给了我一个很好的机会,有的时候你会被破去和一些人联系,去接触各种行行色色的人,我觉得这对以后的发展来说非常重要,每天都给自己最好的心情,我相信人与人之间的交往是相互的,要学会尊重别人才可以得到别人的尊重.

  什么都是从不懂到懂,从不认识到认识的,做报关本来就很赶,如果有很好的人迹关系的话可以减少很多事情,人都是可以互相帮忙的。

  就比如说单子比较多,有的时候根本就来不急,领单时候正好也是要查放行的时候,有的时候没有办法两边都顾上,而且公司也有很多其他的时候,真的就要有很好的人迹关系了,认识的人多了,就可以叫别人帮忙领出来,我帮忙她们查放行,这样的话可以不耽误工作,又可以把工作做得很好。人是可以互相帮忙的,人迹关系也是可以慢慢建立的。

  3.1.2 外勤必须努力完善自己的知识水平

  要了解货物的知识,知道货物在报关手册里是,属于那一类商品,这类商品海关有什么特殊的监管条件。需要那些单证。这样就可以一次性拿到所要的单证,就可以少跑几趟货主的公司;了解海关的政策知识,海关对那些商品是禁止出口的,限制出口的,那些商品需要审批的。海关对公司有那些规定等情况,知道那些是可行的,那些是不可行的。

  全面的知识水平对外勤来讲则意味着你在客户眼里的地位。一般来说单位主管人事、财务地干部都具有较高的水平阅历,一个知识欠缺、“谈不出东西”的外勤是不容易受到对方的尊重的。

  3.1.3仅具备一定的知识还不够,作一名好的外勤,他必须具备一些基本能力

  调研能力:“外勤工作是一种脑力劳动,而绝非体力劳动”,这一观点相当突出地表现在了调研方面,关于这一问题已在展业方法一部分里详细叙述。几年以来,我们可以看到外勤队伍中的一个规律:越是善于调研的员工,“展”得越多;越是懒于思考的员工,“展”得越少。在工作汇报会上,能力较差的外勤谈及的客户常常只有十几个甚至四五个,而优秀的却可以一口气气讲起自己谈过的几十个甚至上百个,这几乎可以成为评判优劣的一个标准。

  公关能力:这里指的公关,既不是指“攻关”,也不是指非常狭义的几个公关手段,如送点礼、送点手续费、拉拉关系、找找关系的。它是指有效地宣传公司,宣传产品和宣传自己,从而使客户认同并接受公司及产品和你自己的方式和措施。

  总结、归纳能力:外勤必须在工作过程中不断地总结、归纳,这样就可以合理地安排工作、路线。知道每天要做的事情,使的工作有“重点”。更快更好地完成工作。

  3.1.4外勤必须以最饱满的热情,最大的恒心和毅力,投身于工作

  这也是所有成功者所必备的根本要素。外勤必须有一个良好的精神状态。从你的脸上,客户看到的是稳重、诚实、自信、热情,配以得体穿着,就是一个优秀外勤的形象,是成功的前提条件。外勤必须有坚韧不拔的毅力。有那种想要多学习的想法。

  3.1.5很好的业务知识和自信心可以战胜一切

  我觉得做什么事情都是要自信的,你有信心做好就一定会很努力去做好,我相信一切都会做的很好,在客户面前要有自信,让他们觉得把事情交给你来做他们是很放心的,要有把所有事情作好的信心。在海关面前也要有自信,虽然我们刚毕业很多实践的东西都是不懂的,可是你有很袄的理论知识,经验是靠积累的,并不是一出来就有,所以我们也要有自信,让他们知道我们也是可以的,我们和我们很有自信地在学习,一定会把事情办好,

  3.2企业方面

  3.2.1加强对外勤人员进行各项培训

  外勤人员是本单位的活动的窗口,所以不断对外勤人员进行培训,提高他们的政治水平、道德修养和业务素质是关系到单位形象的大事。只有拥有过硬公关的水平才能保证在工作中不犯错误,保护公司的名誉;只有具有高尚的道德才能做到克尽职守,热情待人、踏实工作;只有不断学习业务知识、提高业务技能,才能更好地履行外勤人员的职责、提高工作效率、更好地为公司服务。

  3.2.2进一步加强内勤人员与外勤人员的沟通;加强全单位人员对外勤工作的理解与支持

  外勤工作是内勤工作的前提,是报关工作的第一环,所以它对后期工作的影响很大。只有外勤工作做得好,外勤内勤衔接好内勤人员才有顺利工作的基础;只有全公司人员十分理解外勤工作的内容与意义,才能做到提早完成工,大家要互相帮忙,公司是一个整体,要靠每个人的配合。

  3.2.3 提高外勤人员的待遇

  外勤工作在报关行当中是最不起眼的工作,也是最累的工作。但在所以人员当中却是工资最低的。他们认为外勤是门槛最低的一个职位,对他们没有什么要求。在他们眼中也是学历最低、最没有技术含量的工作,理应工资最低。这样在一定程度上,挫伤了外勤人员的工作积极性,也缺少责任心。提高外勤的待遇,给他们精神上和生活上的支持,使他们更积极地工作,有助于他们提高工作效率。

  结束语:

  通过以上的分析,我们可以看出,外勤工作人员的工作同样也是一项不可小看的工作。重视外勤工作,提高工作效率是顺利完成报关工作的前提,是提高公司竞争力的要求。只有做好外勤工作,才能使公司其他部门顺利地完成工作。随着报关行业的竞争日益激烈,报关行面临的挑战也随之增大,克服困难,使企业立于不败之地的条件之一,就是不断改善外勤工作,提高服务质量。

  致谢

  本人之所以选择这个题目来写是因为本人在实习单位实习期间所接触和了解,谈谈自己的看法。在写此文的过程中也参考了一些文献和浏览了一些网站,获得了一些的相关知识和资料。在编写的过程中得到了江老师的大力帮助,为我指引思路。从基本的大纲到文章格式的规范,江老师都对我们严格的要求.可以说论文的完成离不开江老师孜孜不倦的指导,在此对江老师说声谢谢。

  同时我也要感谢同学对我论文所提出的建议,谢谢同学们对我的帮助与支持。

  [参 考 文 献]

  [1] 姚新超.国际货运运输[M].北京:对外贸易大学出版社,2003年10月,74-75页

  [2] 顾丽亚.国际货运代理与报关实务[M].北京:电子工业出版社,2004年08月,27-29页

  [3] 韩光军.进出口贸易标准单证及合同范本 [M]. 北京:首都经济贸易大学出版社,2005年08月,23-25页

  [4] 2006年版报关员资格全国统一考试教材[M].北京:中国海关出版社,2006年6月,9-10页
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