做外贸的你不能犯的十大英语邮件错误

时间：2022-10-15 11:47:22 职场英语我要投稿

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做外贸的你不能犯的十大英语邮件错误

　　大部分身处销售部的朋友写email常犯一些错误，我例举了一些。大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的?接下来再讨论开发信怎么写。

做外贸的你不能犯的十大英语邮件错误

　　1)邮件写得过长。

　　客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

　　我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长?

　　2)没有明确的主题。

　　一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。

　　举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABC inc(这个名字是我编的)，我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

　　其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。

　　3)长篇大论的公司或工厂介绍。

　　我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。

　　有朋友会反问，那是不是完全不写呢?我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

　　简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

　　4)爱炫耀英文水平。

　　丘吉尔讲过一句话，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。

　　其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的!

　　举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。

　　第一个应聘者是这样写的：

　　Dear Mike,

　　This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?

　　I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!

　　Looking forward to your reply. Thank you!

　　Best regards,

　　Jenny

　　这封邮件写得好么?老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦?如果能简单一点，是不是更好?我们看看第二位应聘者写的email：

　　Dear Mike,

　　How are you?

　　We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.

　　Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.

　　Thank you in advance!

　　Kind regards,

　　Tommy

　　这封呢?我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么?所以这是废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。

　　我会这样写：

　　Hi Mike,

　　Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

　　By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.

　　Thanks and best regards,

　　只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了。

　　5)喜欢用奇奇怪怪的字体。

　　很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇怪怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。

　　一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：

　　Dear C,

　　Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.

　　Thanks.

　　Rio

　　这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出!可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。

　　6)主动语态用得太多。

　　英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。

　　7)经常会问一些毫无意义的话。

　　比如Do you want our products?这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。

　　还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。信件的内容还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

　　8)喜欢用附件和图片。

　　附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。

　　第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。

　　9)喜欢插入URL链接。

　　很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。

　　10)语气过于生硬。

　　其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem;如果电话里说，也不会有大问题;但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么?

　　所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。

　　所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的10个错误，当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯的，或者是没有意识到的。这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家的指正。

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