如何进行职场离职面谈

时间：2020-12-23 14:58:09 职场百态我要投稿

如何进行职场离职面谈

　　职场上的员工在不同的公司换来换去的，作为一个HR管理员怎么处理那些即将要离职的员工呢？

如何进行职场离职面谈

　　如果是致力于长远考虑，为了保证人力资源工作打下坚实的基础及取得长久效果，离职面谈看似仅是流程中简单而无关紧要的一段，但它的作用确是很大的。

　　我们知道每个人都有自己的想法，员工在公司工作那么久，各种情况已经很是熟悉了，对公司各方面的看法在某些方面还是会有独到见解的；在员工离职前后，他一定是作了各方面的比较权衡，对公司内外很多方面又会产生一些独特的想法；员工就要离职了，他不必再考虑上级下属的人际关系及某些不利自己的后果，所谈的内容可以客观得多，深刻得多。

　　所以我重视离职面谈。在我所服务的公司员工离职率很低，不过我还是有机会与几位不同类型的离职员工作了面谈。

　　有一位是在公司工作很久的、公司一成立就入职的，他离职的原因是“公司与个人的成长不同步”.这个意思就是说，以他为骨干的项目做得很顺利，与其他项目相比，他的项目所取得的成果是突出的，他个人也因此积累了丰富的开发和管理经验，但是公司给予他的回报却没有成长,以至他认为他的付出与回报越来越不能相抵了，心理平衡已经渐渐被打破。而且，在过去的一段时间内，他也提出过一定的要求，公司领导的反馈让他感觉到了没有任何关心的无情和寒心。听了这些以后，我觉得我需要考虑一下公司的薪酬体系及晋升奖励机制的改进完善问题了，因为事物都是两个方面的，我们在从员工那里索取的时候，也要通过公平、效率的方式给他以相当的回报。如果这两个方面不能平衡，员工在公司的工作效率及成果必受影响，且也无法长久。

　　还有一位在公司做的时间也比较长了，在离职前两个月他被做了职位调整，而不光他本人，就是我们旁观者对这个调整都是觉得很是不可思议.在没有任何原因的情况下，他被降级调整，其状况类似于由一名财务人员调整为前台，虽然待遇没有变化，但是这个落差是没有人愿意承受的，而且从个人发展角度来说也是不可接受的。他对公司的管理颇有微词，觉得少数人这样的独断专行，管理上随意性强，不建立完善管理制度，采用“人治”方式，几乎不可以再称为“管理”了。而且主管的领导又嬗变，缺乏管理能力和魄力，所以他也已经不看好公司的前景了。

　　个人的看法自然都有局限性，这个抛开不谈，但至少通过谈话我知道一些不好的领导人的独断行为的确很负面，而且公司要发展下去，就需要逐步建立起各项管理制度，建立起良好的管理流程，培养起员工良好的行为模式。这些都很重要。

　　偶然翻看《伊索寓言》，看到了这则故事：一只狐狸和一只猴子走在同一条路上，不久它们经过一个墓地，里面有许多墓碑。

　　猴子说：“这些墓碑都是为了荣耀我的祖先的。他们生前都是公民，又全是名满天下的人。”

　　狐狸回答说：“你倒选到一个最适当的谎话了，因为我知道你的祖宗们，已经没有一个会来反驳你了。”

　　读史可以使人知事明理，可以成为今人行为的镜鉴，因为那些是已经过去的那段时光的真实记录，或者各时期人们的看法。那个记录很重要，对于我们而言，正是离职面谈所能了解到和记录到的内容。狐狸说的意思是墓碑后面的人都不会出来反驳你了，你怎样说就怎样了，这正好象已经离开的员工，如果没有离职面谈记录真实的事实和想法，那就只能任人臆想和传言了。

　　在构成人力资源管理框架中，留人是其中非常重要的一项职能。员工跳槽带来的成本是非常巨大的，所以企业对于员工离职都会感到恼火。

　　有的管理者认为离职就是忘恩负义，就是背叛，在员工离职时百般刁难，弄得双方都是很不快。除了工作交接，办理相关手续，离职面谈是最为重要的一项工作。管理者如何才能做好离职面谈呢？

　　面谈应该选择气氛轻松的地点，在咖啡厅进行面谈是个不错的选择。面谈前应准备与员工相关的资料，比如员工个人的的基本资料、绩效回顾、参加的培训，经历的关键事件等。员工会觉得自己受到了重视，对公司不满者或许可以由此改变其对公司的消极看法。

　　面谈时双方是一种平等的关系。面谈者要站在对方的立场上来考虑问题。在面谈中，倾听是非常重要的。面谈中提出关键的问题，然后倾听对方的回答，观察对方的表情。员工产生防卫情形时，要及时的关心他的感受，不要唐突地介入问题。最重要的是要将面谈重点记录下来，便于之后的分析整理。

　　面谈结束后，应将面谈纪录进行整理和分析，并回顾面谈过程，从中发现员工离职的真正原因。针对发现的问题提出改善建议，以防类似事情再度发生。

　　成功的离职面谈主要依赖于以下这些因素：

　　1、选择最佳的面谈时机

　　恰当的时间做恰当的事情，HR只有把握好面谈时机才能收到预期效果，离职面谈应利用以下两个时间点与离职员工进行交流。

　　第一个时间点是得到员工离职信息时，因为这个时候许多员工的离职意愿还不是非常明确、坚定，有时可能仅因某件事情的刺激而萌生去意，此时如能及时沟通，化解其一时之冲动，往往能使员工收回辞职决定，不至于使事情闹僵以至没有回旋余地；第二个时间点是员工去意已决并办理完离职手续之后，因为此时离职员工已无任何顾忌所以最容易讲出心中的真话。

　　2、营造宽松的客观环境

　　在进行离职面谈时，首先要注意面谈的时间和地点的选择。由于离职面谈的特殊性，面谈地点应该具有一定的隐私性，一方面不要让其他员工知晓,毕竟这不像普通的员工谈话，另一方面也能避免面谈过程中被打断和干扰，好的访谈环境有利于让离职员工在无拘无束地情况下自由地谈论问题.例如可以尝试选择在能够让人精神放松的、伴有舒缓音乐的、空间明亮的咖啡厅，而不是每天都令人紧张压抑的办公室。离职面谈的时间可以根据交谈的`深入情况灵活掌握，而不一定要有明确的限定，因为这不是例行公事，而是一次与离职员工毫无约束完全敞开的友好交流。

　　3、充分运用技巧、积极地倾听

　　尽管客观环境应该是宽松和无约束的，但这并不代表离职面谈只是普通的日常交流，实际上离职面谈也是有技巧可言的。HR在交谈中应注意面谈技巧，不要只是按照事先列出的问题逐一发问，更主要的是要积极地倾听。如果有不清楚的地方，还要仔细询问，同时也要适时保持沉默，让离职员工有足够思考的时间。

　　HR应该在事先把握离职真实原因的基础上，充分了解面谈对象的性格特征，从细节之处捕捉面谈对象当时的心理状态，并预期其将产生的反应，以此选择合适的面谈切入方式，并有效避免面谈过程中出现冷场、情绪激化、失控并导致面谈不能继续和面谈失败的情形发生。HR可以先帮面谈对象倒杯水，以此营造轻松的气氛，以善意的动作卸去彼此对立的立场，建立彼此互信的关系。同时，在面谈的过程当中，还应随时察言观色，设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线上，专注倾听其所抱怨的人或事。当被面谈者产生防卫的情形，HR应及时地关心他的感受，不要唐突地介入问题，更不可做出任何承诺，最重要的是要将面谈重点记录下来，便于之后的分析整理工作。面谈者的角色应该是多听，做离职者的倾听者，适当提出问题即可；少说，及时做良性或补救性的沟通，必要时给予指导和帮助。

　　如果离职者是怀着对企业怨恨的心理而离开的，可能会牢骚满肚，对此，面谈者要尽量听他发泄出来，同时尽可能询问令他不满的原因，以便让企业能够发现自身管理上的弱点与漏洞，并尽量消除其中的误会，因为减少他的抱怨也就为企业减少了一个“敌人”.

　　4、选择合适的交流主题，充分体现人文关怀

　　在面谈时HR还应选好交流的主题，且尽量使之与离职员工的利益直接相关，如对跳槽性质的员工进行面谈应重点了解其辞职的原因和想法，究竟是为了个人发展、学习及家庭原因，还是对企业的管理模式、管理层的工作风格、团队的氛围、绩效的评价状况、当前职位工作内容等不满。但无论如何面谈要以企业尊重其个人人格和离职决定为基调，通过离职面谈抚慰、挽留价值员工，提醒跳槽员工违约责任、保密责任、知识产权等。

　　因此，在对跳槽员工进行面谈时，除了要设置较为轻松的面谈环境以外，更应将重心放在对员工的人文关怀，了解员工日后的职业发展计划等方面.例如，让员工填写离职原因、离开公司后的打算、对公司管理的建议和看法、价值追求，以及传达企业对员工的评价和职业发展规划建议，如果还能向员工表示出可以“好马也吃回头草”的意向，则能将公司的人文关怀进行得更为彻底。

　　5、离职面谈的程序

　　离职面谈可以参照以下程序来进行：

　　面谈的准备工作

　　1）了解离职者的基本情况。包括姓名﹑年龄﹑部门﹑职称﹑到职时间等；

　　2）根据离职者的情况，准备面谈的话题；

　　3）安排面谈的时间、地点、布置环境，力求让接受面谈者在一种轻松的状态下把真实的想法表达清楚。

　　面谈的过程安排

　　1）请面谈者入座，以握手、点头、微笑等开场；

　　2）自我介绍，表明身份，简要阐述本次面谈的话题和目的；例如：您好，我是人力资源部XXX,今天约您过来主要是想与您谈一下关于您离职的情况，以便于我们做好以后的工作，今天面谈的结果我会为您保密，不会对您造成任何不良影响。

　　3）提出问题，范围尽量要广，给对方充分的空间表达；例如：您方不方便谈一下都是哪几个方面促使您做出这个决定呢？而不是说：您觉得这里的工资让您满意吗？

　　4）深入了解情况，如果对方不拒绝的话；

　　例如：如果对方说公司管理制度不完善，那么不妨问一下：您觉得哪些方面需要改进呢？

　　5）面谈过程中要注意对方的情绪变化，站在外方的角度考虑，提问的过程中体现出公司对员工的关怀；

　　6）尊重对方，尽量避免提出涉及离职人员个人隐私的问题；

　　7）面谈结束，感谢对方配合，以握手等方式客气地送对方离开，并祝对方有一个美好的前途。

　　做好面谈记录

　　面谈前征求对方意见，如果对方同意做记录，应当于面谈过程中及时做好记录。如果对方觉得“白纸黑字”,担心不良后果，造成面谈时态度拘紧，不能倾谈，就应当向对方表示歉意，用心听对方谈话要点，于面谈后第一时间记录下与该离职人员的面谈情况。

　　整理面谈记录、总结规律、提出建议

　　1）面谈结束后，及时对面谈记录做出整理，总结出该离职者的原因及规律。提出分析报告，交经理审核并保存资料。

　　2）总结自己在此次面谈中的得失，发扬优势，改正不足，以期下次面谈做得更好。

　　离职面谈的后续工作

　　HR在结束了离职面谈之后，并不意味着整个离职管理工作就告完毕。根据离职面谈反馈分析的结果采取相应行动才是至关重要的，因为将面谈反馈转化为改进企业管理工作的行动才是离职面谈的终极目的，同时也是验证和维护此项工作流程重要性及实施效果的重要因素。

　　1、检验离职面谈信息真伪

　　HR可以把员工在离职面谈中所反映出来的一些有价值的信息或企业在管理中存在的问题和漏洞，反馈给其直接主管，也可以用其个人基本资料、培训及考核记录进行求证。比如，根据考核的记录注意到该员工没有某项技能，那么他离职的根本原因就是不能胜任工作或缺乏培训，而不是他所说的薪水待遇偏低。另外还可以通过与其他在职员工的谈话来验证，比如，面谈中员工的离职原因是工作条件，那么就有必要和仍在该岗位上工作的员工交流以核实真伪。

　　2、提炼信息输出报表

　　人力资源部门应该以月度、季度或年度等为时间单位，将离职面谈所获的信息、数据进行细致分析，提炼出导致员工流失的关键要素，测算出流失成本，并综合成离职原因分析统计报表，通过分析汇总，全面反应员工离职的真正原因、整体人事变动情况以及据此提出的改进公司政策、管理制度方面的建议，最终提交给分管领导参考决策。

　　3、采取相应改进措施

　　离职面谈的最终目的还是为了减少人事变动和降低员工离职成本，所以企业相应的改进措施才是离职面谈的真正价值之所在。比如，若通过离职面谈发现大多数员工对工作条件、环境等都非常满意，对其直接主管也无异议，但还是离职不干了，因为公司所付薪水不能满足他们的基本生活开销，此时提高薪资水平就成为企业留住员工的关键。又如，很多员工对绩效考核不满，致使员工离职，人力资源部门就得重新审视考核指标及权重、考核方式等。再如，应该得到某项培训的员工始终未得到培训而导致离职，这时就要考虑做好培训需求分析等。

　　员工离职意味着他的一个职业生涯告一段落，另一个新的职业生涯即将开始。此时，企业如果能够出面对其既往生涯进行全面客观的总结、评价，对其新的职业生涯进行必要合理建议，那么对离职员工来说将是莫大的安慰，也是企业对员工个人发展负责任的表现。因此，离职面谈是“以人为本”的一种体现，既是对离职员工的抚慰或挽留，又是对在职员工的心理安慰，减少员工的离职给在职员工带来心理波动。企业绝不应该把员工离职面谈看作是一种包袱或例行公事，而应该高度重视，并纳入员工关系管理体系之内，使员工离职后仍然能够成为企业的人力资源。

　　心理解读：所以职场离职面谈是很重要的，不论对企业改进管理，促进人力资源部门做到更好，还是对于个人来说采用正确的态度对待人和事物，不至于过于偏颇。

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