SAP系统收货和发票校验对会计业务的影响论文
【摘要】正确理解和把握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和本钱数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业治理者提供决策支持。
【关键词】SAP;采购收货;发票校验;集成;影响
mySAP ERP系统是一种可以实现跨地区、跨部分、甚至跨公司整合实时信息的企业治理信息系统,讲究账实相符和集成。正确理解和把握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和本钱数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业治理者提供决策支持。
一、 关于SAP系统的扼要先容
mySAP ERP系统是德国SAP公司在全球广泛推广的治理软件系统,约有120多个国家的超过19300家团体运行SAP系统。mySAP ERP系统能够使会计的核算监视治理职能和业务紧密联系在一起,从而使计划、预算、监控、分析的触角直接深进企业各个职能部分的终端,为企业的运作提供决策支持。
作为一种企业资源计划系统,SAP系统具备两大特点:一是基于配置而不是基于开发,最大限度降低实施的风险;二是分模块治理,相互集成。采购收货和基于收货的发票校验功能充分体现了SAP系统物流模块和财务模块的'集成关系。
通过基于收货的发票校验,系统可以从采购订单和收货中获取相关数目和金额的信息;完成过账动作时,数据实时自动传进财务会计模块。二者通过一个中转科目“GR/IR”(相当于物资采购科目)对清结转,并要求财务职员完成三单包括采购订单、收货和发票校验的匹配审核工作,加强了内部控制治理机制。
二、采购收货和发票校验模式
(一)采购收货的模式
采购收货按照系统配置的移动类型执行完成,例如通常以编码101作为采购收货的移动类型。
采购订单收货是执行采购订单的一个环节,属于采购和仓储部分的职责范围,系统通过自动记账功能天生会计凭证。
(二)发票校验的模式。收到发票后,通过发票校验实现应付账款挂账。
在SAP系统中,输进发票可以有三种模式:
1.参照采购订单。操纵职员只需要输进采购订单号,系统会根据采购收货情况,自动带进发票的数目、金额、税率和付款条款等项目。假如实际收到的发票和默认值有差异,在容差限制额度内可以更改。
2.参照采购收货单。这种方法同(一)的操纵相似,不同之处在于输进发票时选择参照收货单号。
3.不做参照,手工在财务模块处理。这种方法不集成,由财务职员手工输进发票项,分别计进总账、存货或固定资产。
本文仅考虑参照采购订单及采购收货单、要求基于收货进行发票校验的模式。
三、影响会计科目的因素
收货及发票校验动作完成后,系统按照预先配置设定的科目自动天生会计凭证。涉及的会计科目主要受以下因素影响:
(一)存货计价方法
SAP比较典型的两种存货计价方法为标准本钱价和移动均匀价。
(二)收货与发票校验的先后次序
一种为已收到发票未收到货的情况,发票晚于收货,通常称之为GNB;
另一种为已收到货未收到发票的情况,收货晚于发票,通常称之为BNG。
物资采购科目在SAP系统中通常设置为“GR/IR”,主要用于收货和发票校验时的过渡科目。
四、采购收货和发票校验的集成性对财务会计的业务影响
(一)GNB/标准本钱价
发票价差是发票价格和采购订单价格之间形成的差异,计进“材料本钱差异”会计科目。
(二)GNB/移动均匀价
收货时直接按采购订单计进存货价值;收发票时的价差,视库存充足与否影响科目。
1.假如库存充足,系统直接更新库存价值;
2.假如库存低于发票数目,按库存比例追加到库存价值,不足部分计进“材料本钱差异”科目。
(三)BNG/标准本钱价
收到发票进行校验时,按发票金额计进“GR/IR”;收货时按照标准本钱计进存货科目,采购订单与发票之间的差异计进“材料本钱差异”科目。
(四)BNG/移动均匀价
收到发票进行校验时,按发票金额计进“GR/IR”;收货时按照采购订单价格计进存货科目,采购订单与发票之间的差异计进“材料本钱差异”科目。
五、现举例说明如下(为账目清楚起见,以下事例均不考虑增值税)
标准本钱价:20元/件(初始移动均匀价:25元/件)
采购订单价:23元/件 发票价格:22元/件
初始库存数目:100件收货:100件 发货:120件
(一)GNB/标准本钱价
收货时:
借:存货20×100=2 000
材料本钱差异 3×100=300
贷:GR/IR 23×100=2 300
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供给商 22×100=2 200
材料本钱差异1×100=100
(二)GNB/移动均匀价/库存充足
收货时:
借:存货 23×100=2 300
贷:GR/IR 23×100=2 300
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供给商22×100=2 200
存货 1×100=100
(三)GNB/移动均匀价/库存不足
收货时:
借:存货23×100=2 300
贷:GR/IR23×100=2 300
发货时的移动均匀价为(25×100 2 300)/200=24元/件
借:本钱或其他类科目24×120=2 880
贷:存货24×120=2 880
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供给商22×100=2 200
存货1×80=80
材料本钱差异1×20=20
(四)BNG/标准本钱价
收到发票校验时:
借:GR/IR 23×100=2 300
贷:应付账款—供给商22×100=2 200
材料本钱差异 1×100=100
收货时:
借:存货20×100=2 000
材料本钱差异3×100=300
贷:GR/IR23×100=2 300
(五)BNG/移动均匀价
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供给商 22×100=2 200
材料本钱差异1×100=100
收货时:
借:存货 22×100=2 200
材料本钱差异1×100=100
贷:GR/IR23×100=2 300
每月末收货和发票校验完毕,会计职员通过执行SAP系统的事务码,可以按照系统后台配置对GR/IR科目自动进行评估结转,分别按照货到票未到或票到货未到的情况结转至应付账款暂估或在途物资。
假如考虑增值税发票,系统也可以通过配置税率及其运算参数,在发票校验过账时自动计算,并自动检查是否正确,予以提示性的警告信息,完全正确匹配后才可以过账天生会计凭证。
企业在实施ERP系统上线时,需要综合考虑本单位的采购管控需求,制订公道的配置方案,避免采购差异过大造成的未分摊或未分配过大,确保物料账运行平稳,系统运行的产品本钱与实际本钱趋于一致,为企业治理者提供决策支持。
【参考文献】
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