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办公室文秘实习总结

时间:2018-12-01 08:06:12 实习总结 我要投稿

办公室文秘实习总结

  实习工作主要内容:

办公室文秘实习总结

  在实习单位里,我主要负责的工作是办公室文秘。在这一段时间的工作中,我初步了解了实际秘书工作中具体的业务知识,拓展了所学专业知识。而在工作中让我印象最深刻的便是接待来电来访和办会。

  刚开始工作并不忙,基本是守在电话和传真机旁。我学会了接电话的基本礼仪,如第一句话自报单位名称或所属部门,不论内线或外线,应一律用统一的客套话应答,同时主动询问对方所属单位或部门。当然,在工作中,我遇到了很多比较难处理的突发事件。来电话的各种类型的人都有,在沟通上常会遇到一些问题,比如普通话水平以及沟通时用语等。再如各种电话的处理有不同的方式。对于厂长不想回复的、熟人要找工作的等,要采取委婉方式礼貌档驾;对不告知身份要老板电话的、急着办证找不到负责人的、陌生人来咨询的',也要试着在了解对方来电目的的情况下决定处理的方式。在接电话的处理问题上,我有受到夸奖的时候也有被批评的时候,从中学到了很多。

  与接电话不同,接待来访客人需要面对面交流,不仅在语言上要注意,眼神、表情、动作行为都有要求。接待的常是社会经验比较足的人,在无形中对我会有一定的心理压力。刚开始我很拘谨,同事说去倒茶水我才行动,摆好茶水就会呆在一旁,有需要再去帮帮,跟丫头差不多,完全不自在。虽然这些情形平时在学校里也有情景模仿的时候,但实际做起来差很多。同事们提醒我,要胆子大些,多找机会接触来访者,学习讲话方式等。他们说的话都很切实,对我鼓舞很大。以后几次我都笑脸迎人,主动和对方讲话。在来访客人要在办公室等待很久的时候也想法子找话题让气氛融洽。几次下来也算应对得比较顺利。有时遇到老板正好不在,事情又必须立刻解决的紧急情况,我都会先安抚客人,并马上联系老板并按其吩咐处理,或者让老板知道情况后马上和对方联系。在这些过程中并不是都很顺利的,有时还会受气。不过作为秘书,我懂得了绝对要平心静气,凡事要能忍三分,戒骄戒躁,这样做事待人才能沉着应对。

  会议的操办有许多繁杂的环节,需要多方面沟通协调和联系。比如公司曾承办了一次较大规模的会议。我们早在半个月前就开始准备,联系会议举办的场所,会后的用餐情况,与会人员的名单确认,会议重要领导人的台签,多媒体、演讲话筒等设备的准备和会前调试,演讲台的幕布背景设置,会议的横幅,公司的宣传册资料,会议用水的摆放,与会人员的签到纸张和媒体的签到,还有茶歇的提供,午餐、晚餐每桌的标准等许多都须在会前全方位确定以及落实。等到所有方面确定之后,还需要进行预算,并提供给上级领导。等到领导确定无误后就开始着手进行会议的前期布置,与会人员的联系,接送车辆的安排,与酒店协商茶歇的提供,午餐、晚餐每桌的标准,会议厅的多媒体设备调试等一切与会议有关的问题。在会议举行期间也须眼观六路,耳听八方。要及时了解会议期间发生的事情,并且要及时作出有效的反映。还需随时地及时地和上级领导保持联系,听取领导的建议和指示。在会后还需要考虑礼品发放的问题,购买礼品时还需了解一些禁忌,以免在会后产生不快。在会议结束后还要算清会务费用,查看明细,核对会务费用,如有多余必须退还公司。

  实习体会:

  在公司的这三个月实习中,我对日常文秘工作有了一定的感性和理性的认识。在办公室里我学习了一些简单必要的办公室自动化操作,也接触了日常文件办理和文件的整理,这些掌握得都比较好。而最终使我受益匪浅的则是待人接物方法和应变技巧以及办会中细节问题的处理。在学校里认为能做好的事情,到实际中还是会出错,反复几次才能做好。实习过程中总会遇到问题和困难,只要虚心求学,多问多做,能力是会培养出来的。这个工作很需要良好的沟通能力和应变能力。对待不同的人不同的情况,作为秘书要学会适应并找到能沟通的契合点。作为我在路上社会之前的为数不多的几次实习中,这次的实习的确给予了我很多。今后,我将继续保持认真负责的工作态度,高尚的思想觉悟,进一步完善和充实自己。

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