如何写好英文邮件

时间：2023-11-30 11:25:44 炜玲办公室英语我要投稿

相关推荐

如何写好英文邮件

　　为了让同学们能够写出内容清晰、话术准确、格式完整的英文邮件，“英语加点料”的小料本料整理了如何写好英文邮件，以供同学们使用和参考。

如何写好英文邮件

　　如何写好英文邮件

　　1) K.I.S.S. (Keep it simple, stupid!) – People have lots of emails to read every day. Make sure your emails are easy to understand and have clear actions.

　　K.I.S.S.原则——尽量简洁。人们每天要接收大量邮件，所以确保你的邮件简单易懂和思路清晰。

　　例如，如果是要求开会，就不需要过多的铺垫，直接写明时间、地点等主要因素就够了。

　　Meeting Request: Let’s have our weekly meeting on Feb 18th , at 10:30 AM in Meeting room.

　　@Lisa, could you please take the meeting minutes this time.

　　@Chris, please buy some snacks and drinks for each person.

　　订于2月18日早上10:30在2号会议室开周例会，请Lisa做会议纪要，请Chris为每个人准备点心和饮品。

　　2) Who are you? What do you want– Make sure you introduce yourself clearly and concisely and let the reader know why you are writing to them.

　　写英文邮件时，记得介绍自己、说清你想要什么——务必简明扼要地自我介绍，使收件人了解邮件的目的。

　　例如：Jane作为上海区域经理加入了A公司，她整理了客户资料后给John发了一封邮件：

　　Hi John, Hope this mail finds you well. I am Jane, SH regional manager from A; I’m contacting you today regarding our upcoming collaboration.

　　你好John，见信安好。我是A公司的上海区域经理Jane。这封邮件是关于接下来双方合作的事宜。

　　3) Clear Subject Lines – Ensure that your subject line gives clear direction so the email can be easily identified.

　　醒目的标题。务必使收件人看完标题后一目了然。

　　范例：市场部员工小美去电视台采访，偶遇老同学，顺便为公司谈了一个合作，她回到办公室给老板发邮件，题目是Potential marketing recourse with xx TV的邮件。

　　有时候，一个标题就可以说清楚邮件内容，甚至正文都可以免了。

　　如何写好英文邮件？

　　一、Subject line 主题

　　邮件主题经常有人忽略，有的写了也不够具体，这就容易让人把这封邮件当成垃圾邮件。

　　要知道，你的收件人可能每天都要浏览许多邮件或同时收到上百封邮件，所以你需要给邮件填写一个简单、明确、具体的标题，让对方看一眼标题，就知道这篇邮件要说什么。

　　比如，在提交某个项目的申请时，不只是写“Application”，而是写 “Application of XXX Program (Xiaoliao, Wang)”。还有如下示例：

　　【问题类】

　　Questions about

　　Questions regarding…

　　An enquiry about…

　　【招呼类】

　　Greetings from…

　　Hi from…

　　【更新类】

　　Update on/to…

　　Follow-upon…

　　Progress on…

　　【提醒类】

　　Reminder:...

　　Please check:...

　　Please read:…

　　【约定类】

　　Meeting today/tomorrow

　　XXX Schedule

　　Reschedule

　　二、Salutation 称谓

　　【注意身份，恰当选择】

　　1、跟对方邮件来往较多

　　用Hi XX或者Hello XX，比如Hi Jessica。这种方式通常用在双方关系很熟，或者已经和对方来往过很多次邮件的情况。Hey+同上：注意，Hey用于非常熟的人，一般较少使用。

　　2、头一次联系或者不熟悉

　　要正式一点，最好用 “Dear+姓”，比如Dear Mr./Mrs. Green。如果不知道对方（女性）是否已婚，用 “Ms.” 来代替 “Miss” 或 “Mrs.” 最保险。如果不知道对方姓氏或性别，使用 “Dear Sir/Madam” 或“To whom it may concern”。

　　3、收件人不止一个

　　使用“Dear All”，给同学们可以写“Dear classmates”。

　　三、Main point 正文

　　一般英文邮件刚开头都要简单寒暄一下：

　　1、开场白：

　　Hope you are well/Hope this email find you well...

　　回复开场白：

　　Further to our conversation earlier……

　　Thanks for your kind reply.

　　Thanks for the on the situation.

　　Regarding...

　　As per my email sent on xxxx

　　Please help to clarify....

　　回复晚了，表达抱歉：

　　Sorry for the late reply

　　出了小差错，重新发送：

　　在结尾加上 "Sorry for any inconvenience caused"。

　　2、主体内容

　　主体的内容应该言简意赅，准确表达自己的意思。以下是一些例子，可能并不全面，但是可以帮助同学们做到举一反三噢。

　　表达意图：

　　I’m writing to ask/check/confirm/ inform you/let you know/announce that/invite you to…

　　I’m writing to you about/regarding/with regards to/in regard to/concerning…

　　I want to reach out to you to…/I am reaching out to you because…

　　I have some questions regarding…

　　3. 常用主体语句：

　　【疑问求助】

　　May I know…

　　I’d like to know…

　　I’m curious about…

　　I have a question about/regarding/concerning…

　　Could you please tell me…

　　Would you mind telling me…

　　Would you please send me…

　　I would appreciate (a lot/much) if you can…

　　Is it possible for you to…

　　【查看附件】

　　I’ve attached…to this email

　　I’ve attached…for your reference

　　Please find the document attached

　　【查看信息】

　　Please see the diagram/graph/pictures/information/ details below

　　Please see the website for more information

　　【提示】

　　As a reminder/This is a reminder to…

　　This email is a reminder about…

　　Just a reminder to…

　　3C原则

　　在这里也提醒大家，整体的正文内容一定要抓住3C原则。

　　·Deliver a Clear message

　　·Use Correct grammar, vocabulary and punctuation

　　·Be Concise

　　简单来说就是Clear 清晰，Correct 正确，Concise 简明。

　　重点在于更有效的传达信息，因此用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读就已经足够了。

　　四、Closing 结尾

　　1、常用结尾

　　Let me know if you have any questions or concerns.

　　If you have any questions, please feel free to reach me out.

　　Please let me know if there are questions.

　　2、深盼老师及早回复

　　I am looking forward to hearing from you.

　　We trust you will share us a feedback at your earliest.

　　We hope that you could reply to us as early as you can.

　　3、我会与你保持联络，让你知道实情的进展

　　I will keep you posted.

　　I will keep you updated.

　　五、Sign off 落款

　　1、Formal 正式

　　Yours sincerely, Yours faithfully,

　　2、Semi-formal 半正式

　　Kind regards, Regards,

　　3、Informal 非正式

　　Take care, All the best

　　包括你的姓名 (name)、所在学院和学校(Houston International Institute)、联络信息(contact information) 等。

【如何写好英文邮件】相关文章：