商务英语信函的写作原则

时间：2022-09-09 09:45:45 商务英语我要投稿

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商务英语信函的写作原则

　　在商务英语写作中,信函是常见的文章类型。无论是考试需要还是工作要求,为达到通过信函有效沟通的目的,有必要掌握写好国际商务信函的原则。以下是小编为大家整理的商务英语信函的写作原则，仅供参考，希望能够帮助到大家。

商务英语信函的写作原则

　　商务英语信函的写作原则篇1

　　一、商务英语信函的写作原则

　　写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。您需要做的就是，用简单朴

　　实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：

　　1、礼貌原则(courtesy)

　　礼貌不仅仅是指有礼而已,为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

　　2、体谅原则(consideration)

　　体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。

　　3、完整原则(completeness)

　　在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。

　　4、清楚原则(clarity)

　　清楚是商务英语信函写作最重要的原则.必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。

　　5、洁原则(conciseness)

　　要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦。

　　6、具体原则(concreteness)

　　使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。

　　6、正确原则(correctness)

　　正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解。

　　二、商务英语信函中的礼貌表现

　　(一)、商业信函中的积极礼貌表现

　　按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略。在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。

　　1、赞美

　　赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪，给人一种言不由衷的感觉,反而显得不礼貌。所以，在写作信函时，既要在遵循礼貌原则( Politeness Principle) 中尽量多赞誉对方的赞誉准则(Approbation Maxim) ，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的好例子:

　　We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following : …

　　(经检查,贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此,决定向贵方定货,具体的款项如下: …)

　　2、展示人情味

　　中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，例：

　　We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss.

　　(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)

　　3、避免不和

　　避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　4、声称关系亲近

　　在商业信函中，写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是“声称关系亲近”策略。

　　例：In view of our longstanding business relationship that we make you such an offer。

　　(鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系，我们特向贵方报价如下。)

　　(二)、商业信函中的消极礼貌表现

　　在布朗和列文森的理论体系中，消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。消极的礼貌表现在商务信函中主要体现在以下三个方面：减缓语气、表示敬意、道歉。

　　1、减缓语气

　　减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减轻或缓和语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的威胁的方法。

　　Excuse me, I was wondering if you could possibly send us your latest sample machine?

　　(贵方可否将贵公司的最新的机器样品邮寄一份给我们公司?)

　　2、表示敬意

　　表示敬意策略指写信人运用谦卑的语言来降低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。

　　“You-attitude”的表达方式：

　　“You-attitude” (‘您为重’) 准确地说,是体现在态度上的。写信人应时时从对方立场出发，处处持为对方着想的态度，尊重、体谅、赞誉对方,尽量使对方受益。在此基础上，尽可能以自然为前提,恰当地使用“你”、“我”。

　　3、道歉

　　道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。

　　3.1 直接道歉

　　为了维护对方的`面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函(表接受)。如：

　　We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assure you that care will be taken in the execution of your further orders.

　　(对由此错误带给贵方带来的麻烦,我们非常抱歉,并保证:在履行贵方今后的定单时,一定谨慎小心。)

　　3.2 间接道歉

　　间接道歉指的是道歉者向对方道歉，承认自己的过失，但倾向于降低己方的过失程度或提供理由说明过失并非是故意的，以减轻责任。与第一种方式不同的是写信人在维护收信人的消极面子的同时，也对自己的积极面子有所照顾。如：

　　We regret to advise that we are unable to make an offer for the time being owing to heavy demands. A cable to this effect has been sent today to you. However, we shall not fail to inform you whenever a fresh supply becomes available.

　　(由于当前对该商品的需求量较大，暂时谦难发盘;因此，已于今日致电贵方，告知此意，一俟有新货可供，当即奉告，此复)。

　　三、外贸函电中合理表达礼貌应注意的几个方面

　　1、注意保持交际双方地位的平等

　　在外贸函电中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的言辞会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑。

　　2、注意话语的选择是否具有亲和力

　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。多用一些简单明了的语句，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

　　3、注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读

　　礼貌具有受文化因素(如历史、地理、生活方式、宗教信仰等)制约的特点，不同的文化团体有不同的文化价值观，他们对礼貌的敏感度存在差异，对表示礼貌的方式方法有不同的了解。因此，在商务英语信函的写作中，我们要注意根据不同的文化背景来解读其含义。

　　总之，在商务英语信函的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用各种语用策略，使礼貌的表达更加贴切得体，从而使对外贸易活动得以更顺利地进行。

　　四、商务信函中礼貌用语的重要性

　　随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈。礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，使对方乐意与我们合作，从而有助于在竞争中占据一席之地。如一封彬彬有礼的书信，得体脱俗的谈吐，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限的商机。随着中国市场经济的不断深入，商业信函已经成为人们在经济交往中不可缺少的一种重要的手段。人们只有在商业信函中使用一定的礼貌策略，才能在商业交往中成功地达到交际目的。

　　在国际商务交往中，在以信传情达意中，双方通过努力塑造良好形象，争取并保住新老客户，以求更好的经济效益。商务信函不仅是用来沟通的媒介，更是建立友谊、吸引客户的手段。而写好一封商务英文信，礼貌原则是必须注意的，因为这直接关系到你写的信是否有正面效应，或者说是否成功。所以，学习有礼貌的、得体的英语语言，是必要的。因此，在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用，商业信函才会起它应有的作用——通过英语的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。