商务英语书信的文体学分析

时间：2021-02-14 18:32:26 商务英语我要投稿

商务英语书信的文体学分析

　　1. 引言

商务英语书信的文体学分析

　　语言是传递信息和交流感情的工具。然而，在面对不同的交际环境、交际目的、交际对象时，交际的双方会选择不同的表达方式。在20 世纪70 年代, 韩礼德(Halliday)在他的系统功能文体学模式里, 主张把语言连同社会和人一起加以考察和研究, 提出了“语域”(register)理论。这也为现代文体学的研究奠定了理论基础。这就是不同功能的语言“变体”。这些“变体”就是文体学的研究对象。曾就文体学下了定义：“文体学是一门运用现代语言学理论和方法研究文体的科学，是一门研究语言表达效果的学问。”语言的这些“变体”由于运用于不同的领域，就产生了不同的文体，比如科技文体，法律文体，商务文体等。商务文体虽然同科技文体、法律文体等文体一样，同为语言的“变体”，但商务文体并没有像其他“变体”一样受到学者们广泛关注。

　　商务英语做了如下界定：商务英语是在商务场合中, 商务活动的参与人为达到各自的商业目的,遵循行业惯例和程序并受社会文化因素的影响, 有选择地使用英语的词汇语法资源, 运用语用策略, 以书面或口头形式所进行的交际活动系统。据统计，在商务领域，商务信件占了所有商务文件的90%，由此可见商务信件的使用频率之高。为了使沟通更快捷、方便，商务信件在使用的过程中也具有了自己独特的文体风格。本文试图从书写、词汇、语义、句法、语篇5 个方面对商务信件的文体特征进行分析。

　　2. 商务英语书信的文体学分析

　　商务英语因为使用人群巨大，适用范围广泛以及实用价值高等特点在商务领域被频繁使用。而在使用的过程中，作为一种语言的“变体”，商务信件作为商务英语的主要表现者，也在书写、词汇、句法、语篇方面具有独特的特征。

　　2.1 书写

　　在口语中，人们可以通过停顿、重音以及语调上的变化来传递信息，而在以文字为媒介的英语书信中，其信息的传递除了通过文字本身以外，还表现在斜体、空格、大小写、标点符号、格式等方面。书写方面，商务信函的文体特征主要在：通过标点符号来帮助信息的传递和理解;用斜体、大小写等来强调特定的信息; 商务信件的最显著的文体特征是拥有其固定的格式。商务信件一般都由7 个部分构成：信头，日期，信内地址，称呼，正文，结尾敬语，签名。这几个部分组成了商务信件的基本框架。

　　2.2 词汇

　　商务英语书信同其它的“变体”一样，在词汇方面也有其显著的特征。

　　2.2.1 准技术词汇是指在几个不甚相同的科学领域内都

　　通用的那些词汇。在英语商务信件中，这类词汇有不少属于常用词汇，只是在商务英语中它们具有更确切的含义或定义。如在日常用语中“quote”, “draft”, “offer”等词语分别是“引用”，“草稿”和“提议”的意思，但当这些词语被用于商务英语中时，它们的词义就变为“报价”，“汇票”和“报盘”。

　　这些都是专门用于商务用语中的准技术词汇。

　　2.2.2 商业术语(commercial term)，缩写(abbreviation)以及商业符号(symbols)的频繁使用。商务英语同其他各体英语一样，都有其典型的表达方式。在商务信件中，为了沟通的简洁和方便，人们经常使用术语、缩写和商业符号。而这也成为了商务信件在词汇方面典型的特点之一。如：

　　商务术语

　　FCA(=free carrier)货交承运人价格

　　ASAP(=as soon as possible)尽快

　　SPEC(=specification)规格

　　商业符号

　　US$(=US dollar)美元

　　Can$(=Canadian dollar)加元

　　2.2.3 使用简单，常用的词汇

　　现代商务沟通的首要宗旨是简洁，有效，用最简单的文字表达最清楚的意义。因此，人们在写作商务信件的过程中一般倾向于选择简单、常用的词汇。复杂而少见的词汇不利于信息的传递，而且给人以官方且疏离的印象。在商务信函中，“improve”, “think”, “fair” 等词语的使用既简洁又清楚，而“ameliorate”, “conjecture”, “equitable”等词则是应该试图避免使用的，因为它们不是常用词汇，不利于信息的理解。

　　2.2.4 尽量用单个的词语代替词组

　　2.3 语义

　　使用准确的数据信息和词句。为了避免歧义，模糊的表达在商务信件中是很少出现的。因为商务活动所涉及的都是双方切身利益的盈亏，所有的信息都必须是清楚呈现的，不容许模糊。试比较下面两个句子。

　　a)Please send your proposal to us as soon as possible.

　　b)Please send your proposal to us before October 10.

　　相对于b)来说，句a)所传达的信息是模糊的，在商务信件的写作过程中，应尽量避免这样表意模糊的表达方式。

　　2.4 句法

　　商务英语书信中，句子的选择最重要的原则就是简洁易懂，以及为对方考虑(“You-attitude”)，在信件中一个重要的原则就是既要传递应该传递的信息，又要把读者放在首位的考虑，要让读者感觉被重视，被尊重。

　　2.4.1 多使用简短的句子。在商务信函中，通常的句子长度是10~20 个单词，多于30 个单词的句子是很少的。而且句子结构简单，通常都是简单句，并列句、复合句的使用相对较少。有时候，为了表达的简便、清晰，通常使用省略句。如在介绍产品的时候，为了节省空间，通常使用不完整的句子，像名词词组、动词词组等。如：

　　Nongle Tractor M34X USD2,500 per unit

　　Nongle Forage Harvester M56Y USD3,500 per unit

　　上例是对某公司收割机的报价，不完整的句子传递了更多的信息，又节省了空间。

　　2.4.2 多使用主动语态。主动语态的使用使句子在传递信息的时候更直接，而被动语态的使用会给人一种逃避责任的感觉。但是当主事者不许被提及或是不知道的时候，仍然可以使用被动语态。

　　a)The total price will be found on page 2 of this contract.

　　b)The total price is on page 2 of this contract.

　　主动语态的使用比被动语态更为简单，直接。

　　2.4.3 避免使用否定的表达。通常，否定表达听起来是对读者或是作者的批评，然而肯定的表达则是通过积极的方式表达了对双方的鼓励。在交际过程中，如果错误已经出现，当务之急也不是对犯错的人的批评，而是对错误进行补救。应尽量使用肯定的表达，使读者感觉更轻松。多用b)这样的表达，少用a)这样的表达。

　　a)We do not refund if the returned item is soiled and unusable or is sold for more than two weeks.

　　b)We will refund if the returned item is clean, resalable and within two weeks starting from the purchasing date on.

　　在商务信件中，陈述句是使用最多的句型，疑问句有时也会使用，但是祈使句的'使用则较少。因为祈使句给人一种强加于人的印象，是作者迫使读者去做某件事。祈使句听起来很不礼貌，频繁的使用有时会让潜在的客户打消合作的念头。

　　2.5 语篇

　　2.5.1 多使用小的段落。在商务信件中，整个语篇通常被分为很多个小段落，一个段落表达一点信息，然后由很多个小的段落组成语篇。这样会使整个文章脉络清晰，简单易懂。如果整个语篇就是一个大段，会加大读者的理解难度。

　　2.5.2 逻辑合理，语意连贯。句子不能被当作是独立的，而应把句子放在它所在的语篇中进行考察。即，当我们考察商务信函的文体风格时，整个语篇的特征也是重要的因素。语篇的连贯、畅通是最重要的特征，整个篇章由一个清晰的脉络连接起来。一封好的商务信函，必须结构清晰，语义连贯。我们以报盘函为例，一般的报盘函都有部分组成：第一段说明收到对方的询盘并表示感谢;第二段对所询价的商品报盘;第三段则是提供折扣信息; 第四段就是一个简短的结尾。根据这样的结构，我们就能写出一封结构严密的报盘函。

　　3. 结语

　　随着全球商业的发展，商务英语的适用范围越来越广，然而对于商务英语的文体学分析并没有引起相应的关注。本文试图对英语商务信件的特征进行问题分析。分析从5 个层次展开，分别是：书写，词汇，语义，句法以及篇章。旨在为商务英语文体风格的研究添砖加瓦。

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