商务电话英语注意事项

发布时间:2016-12-20 编辑:莹莹 手机版

  小编为大家分享了下面的商务电话英语注意事项,欢迎阅读。

  电话是最迅速的联络工具,尤其在今天,一切都国际化,因此国际电话也逐渐普遍。一旦拿起话筒怎样接听越洋而来的电话呢?应该说些什么?这时候电话英语的重要性可想而知。如果你不会讲,岂不是太糟糕!   假如你能够把基本的电话英语学会了,电话英语何所恐惧?起初几句可能无法随心应答,但是再继续说下去以后,自然就会流畅起来。我们通常认为:如果要学习英语,就得学习完美的英语,讲一口字正腔圆,毫无文法错误的英语。这种近乎苛求的学习态度,愈增加学习的困难。

  初学者虽然在文法上的表现不是很正确,发音也有点儿走音。但最起码的交谈,或彼此之间的交流,仍然可以获得某种程度的沟通。打电话以英语交谈时,只要牢记与善用下列四点就可以畅行无阻:

  1、Speak clearly. (清楚地说)

  2、Speak slowly. (不慌不忙地说)

  3、Don’t hesitate to speak. (不踌躇不犹豫地说)

  4、Write down the message. (把慨要记在便条纸上)

  一接到说英语的电话,首先应说:“Hello”,这一句话相当与中国的“喂!喂!”。顺利地说出:

  1、“Hello”,这是电话英语的第一步。“Hello”说出后,接着就是报姓名。   2、This is 姓名 Speaking(是某某人在说话)   电话英语的基本构造如上,但也可以省略、简洁地回答。事实上在电话中往往使用最简洁语句来表达。可以直接说This is 姓名,Speaking省略。也有人省略[This is],而说成:姓名speaking.   以上无论哪一种省略说法,都少不了“通名报姓”,电话里谁在答话?谁来电话?这才是最重要的。

  才是电话常识。在商业电话方面,如果你是营销部的人,不妨说:“营销部的某某人” :

  △Sales department, 某某speaking.   如果公司有电话总机,总机小姐或者接电话的人就可以这样说:

  △公司(企业)名(如 IBM), May I help you? (IBM总部,我能帮你做什么?)   通常如上的说法就可以,一切讲究时间、效率,所以在谈话的同时又要顾虑到别的电话随时都可能打进来,因此闲话少说,接电话,讯即导入事情核心。

  2、“May I help you?”这是询问对方意见,最直截了当的询问方法,在英文会话来说,这是一定的基本语句。这样的回答,会让对方觉得你很有礼貌。接听了电话以后,还要说些客套话。在某种意义来说,善于说话的人们,往往会在打招呼的客套话身上下点儿功夫,使听者产生好感。   先打招呼,说句客套话,然后才进入主题,这是电话英语或者是英语会话的一定程序。也是对话、会话所不可或缺的。如:

  △早晨(上午) Good morning. (早安!)

  △午后(下午) Good afternoon. (午安!)

  △黄昏(晚上) Good evening. (晚安!)

  △“Hi.”在好朋友或亲近的人时,都可以使用。   在挂断电话时,最后应该道别一声。如:

  △Good-bye. (再见!)

  △Bye-bye.

  △See you later.   此外还可以说一些复杂的句子以结束会话,如:

  △Take care. (小心照顾自己)

  △Have a nice weekend. (祝周末愉快!)

  △Have a good trip. (祝旅行愉快!)

  △Enjoy your vacation. (祝假期快乐!)

  附:在中国,虽然电话已经十分普及了,但由于缺乏用电话的常识和训练,不能形成有效交流的案例比比皆是。由于双方看不到彼此的身体语言,对于使用英语的外国人来说,进行电话交流有一定的难度。所以要最大程度地使用或理解一些暗示语,即通过声音线索去抓住对方的 支持、赞同或反对的态度、感情很重要。

  一般的电话礼仪还有如下一些注意事项:

  商务或公务电话都不宜太长;

  电话交谈时声音不要太大:一是不必要,二是会遭人白眼;

  如果接到一个别人的电话,一般要主动提出可以帮助传递口信儿,大多数人会写下一张留言条;

  接听电话时,需知道对方是谁,并询问对方单位名称及所属部门,详细弄清一切,给被指名来接听电话的人以便利;

  接到陌生人的电话,在不了解对方的动机、目的是什么时,接话人不可直来直去地告诉对方,同时也应为别人保密;

  当对方要找的人不在时,请不要随便传话,或说出不在者行踪;

  在电话中传达事情时,应重复重点,对于数字、日期、时间等,应再次确定以免出错,并报上自己的姓名,以表明负责;

  挂断电话前的礼貌也不可忽视,确定对方已挂断电话,才能放下听筒,并且不管多忙都要体贴地、亲切地对待听筒及来电方。

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