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商务信函邮件注意细节

时间:2021-01-02 12:43:00 商务英语 我要投稿

商务信函邮件注意细节

  商务信函邮件中,有许多需要注意的细节,做好了会体现出你的专业素质哟!

商务信函邮件注意细节

  1. write a meaningful subject line “主题”要有意义

  在把你的邮件发送出去之前,你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊,或者主题栏是空的话,那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。

  我们来看一个例子:

  subject: important! read immediately!!!

  简评:你认为很重要的事情在别人看来却未必如此,你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢,且不专业。邮件的主题一定要informative (具体;提供有用信息),让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改:

  subject: emergency: all cars in the lower lot will be towed in one hour

  简评:如果你的邮件内容真的很重要且紧急,那么不妨把主题写得具体些,同时,尝试主题首字母大写,这样可以引起对方的重视。

  2. identify yourself clearly 选择一个专业的.邮箱地址

  试想一下,假设你是会议的主办方,在会议开始的前一天,你收到这样一封邮件:

  to: bruce blinderson

  from: fuzzykltty2000@hotmail.com

  subject: [blank]

  hi, i'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

  简评:收到这样一封邮件之后,你肯定很蒙:fuzzykltty2000是何许人也?这封邮件可以这样改:

  to: bruce blinderson

  from: m.ponsybil@gmail.com

  subject: conference absence, sept. 10

  dear mr. bruce,

  this is morris ponsybil from…

  简评:这封邮件的邮箱地址更专业,收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。

  3. distinguish between formal and informal situations 语言风格得当

  邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事,那么在邮件里用一些表情符号(smilies 如 :p 等),缩写(比如iirc表示“if i recall correctly”;lol 表示“laughing out loud")和网络语言可以使你的邮件充满个性,增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司,或者不太熟的客户,那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。

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