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如何写英语商务报告?

时间:2020-12-28 17:09:04 商务英语 我要投稿

如何写英语商务报告?

  商务英语报告则是以英语语言撰写的商务报告。按种类划分,常见的有:一、事件调查报告(Investigative Reports)、二、意见调查报告(Survey Reports)、三、周报告(Weekly Reports)、四、月度报告(Monthly Reports)、五、进展报告(Progress Reports)、六、市场调查报告(Market Research Reports)、七、可行性研究报告(Feasibility Reports)等。尽管这些报告都有自身的特点,但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。

如何写英语商务报告?

  商务英语报告写作的总体原则:

  在撰写商务英语报告时,应确保报告内容准确无误(Accurate)、简明扼要(Brief),结构清晰(Clear),建议明确果断(Decisive),故简称ABCD原则。具体内容如下:

  • 内容准确无误:报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写,更重要的是其内容要叙述的正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词,也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。

  • 内容简明扼要:报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长,而非正式报告则较短。不论何种报告,报告的语言必须简洁、流畅,切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力,对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免罗嗦,用尽可能较少的文字,完整、清楚地表达需要表达的意。

  • 结构清晰明了:用数字、符号标明段落、层次、要点等,加强逻辑性,使读者一目了然。

  • 建议明确果断:多数报告都有结论和建议部分,是报告的核心。撰写时,应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出的,而且应明确果断,切忌模棱两可。

  商务英语报告的四步写作法:

  在撰写报告之前,应做好充分的准备。因此,撰写者不妨应先回答以下几个问题:

  • 报告的目的:为什么写这份报告?

  • 报告的读者:谁是报告的读者?他(们)知道什么信息?他(们)需要什么信息?

  • 报告的素材:撰写这份报告需要收集哪些信息?到哪里去收集这些信息?

  • 报告的结构:如何构思报告?如何做到报告结构清晰,便于读者阅读?是否需要自己设计报告的`格式还是公司有现成的格式可以参照?

  • 报告的写作期限:报告何时须上交?

  回答完以上问题后,可以按照以下四个步骤进行运作:

  1. 收集信息(Collecting Information):收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或电话沟通获取信息等;书面形式指的是用办公室便函(Memos)、电子邮件(Emails)、问卷调查(Questionnaires)等手段向公司内部或外部索取信息。此外,查阅公司的相关材料(如产品目录、价格单等)也属于书面收集信息形式。

  2. 谋篇布局(Planning the structure):确定报告写作的目的,对收集到的信息进行整理、分类,删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列,列成提纲。若需要摆放插图或图表,也应在这一阶段确定其在报告中的位置。

  3. 撰写草稿(Writing the draft):撰写报告的各个部分。

  4. 校对编辑(Proofreading and editing):校对编辑报告写作的最后一个过程也是极其重要的一个过程,很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查,检查的具体内容包括两方面:一是语言,包括语法、拼写、标点符号、语言风格等;二是信息,包括数据、图表、观点等。检查后,应对报告进行编辑,尽量做到报告便于读者阅读。

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